Ein Event ohne Stromplanung? Das können Sie machen – vorausgesetzt es findet in einem Amphitheater statt. Bei schönem Wetter und ohne kühle Getränke. Für alle anderen Events sollten Sie frühzeitig mit der Planung der Stromversorgung beginnen. Denn die Erfahrung zeigt: Ein „dann nehmen wir einfach eine Mehrfachsteckdose“ endet üblicherweise in einem Stromausfall. Gerne auch direkt auf dem ganzen Veranstaltungsgelände.
Lesen Sie hier, was Sie für die Planung Ihres Events wissen sollten, damit Sie selbst entscheiden, wann die Lichter ausgehen.
Warum ist die Planung der Stromversorgung so verzwickt?
„Ein paar Scheinwerfer plus Tontechnik für die Bühne, eine Hüpfburg für die Kinder und eine Catering-Ecke. Das funktioniert locker mit dem Stromanschluss auf dem Firmengelände.“
In über 25 Jahren als Veranstaltungsservice haben wir solche Vermutungen häufig gehört – und stets vehement mit dem Kopf geschüttelt. Bei einem Event mit Musik, Licht, Event-Modulen und Catering kommt schnell eine Stromanforderung zusammen, die selbst gestandene Industrieunternehmen winzig wirken lässt. Um ein Event mit Strom zu versorgen, genügt kein Industrie-Stromnetz. Es muss Eventstrom her. Mit leistungsstarken Leitungen und sensiblen Sicherungen. Zum Vergleich: Eine Industriesicherung löst bei 0,5 Ampere aus. Eine Eventsicherung bereits bei 0,03 Ampere. Schließlich geht es bei einem Event um sehr viele Menschenleben, die es um jeden Preis zu schützen gilt.
Dazu unterteilt sich die Stromversorgung Ihres Events in folgende Schritte:
Schritt 1: Ermittlung des Strombedarfs
Schon in Schritt 1 wird es spannend: Wie viel Strom benötigen Sie denn nun für Ihr Event? Um das herauszufinden, notieren Sie sämtliche geplanten Stromabnehmer mit Bedarf. Dazu gehören zum Beispiel die Bühnentechnik mit Licht und Ton, das Catering, die Kühlwagen und die Event-Module wie Hüpfburgen oder Karusselle. Hier schleichen sich häufig bereits Fehler ein: Die erste Liste ist in der Regel nicht vollständig. Erst beim zweiten Nachdenken werden auch der Toilettenwagen, die Spül-Ecke und die Parkplatzbeleuchtung als nennenswerte Stromverbraucher entlarvt. Nehmen Sie sich deswegen unbedingt genug Zeit, diese Liste zu erstellen.
Die vollständige Liste aller Stromabnehmer ist die Übersicht Ihres stündlichen Strombedarfs. Hier zeigt sich bereits: ein handelsübliches Netz kapituliert hier kampflos. Doch damit nicht genug. Planen Sie zusätzlich unbedingt einen Puffer von rund 20 % ein, um auch die höheren Einschaltströme und Spitzen abdecken zu können.
Schritt 2: Geeignete Stromerzeuger beschaffen
Ihr Strombedarf inklusive Puffer steht fest. Doch wo kommt der Strom denn nun her? Der vorhandene Stromanschluss reicht nicht aus, schon gar nicht als Stand-alone-Lösung. Denn neben der hohen geforderten Stromleistung scheitert es beim vorhandenen Stromnetz auch an den Sicherungen.
Um die Stromversorgung zu gewährleisten, werden deswegen in der Regel mobile Stromerzeuger wie Aggregate genutzt. Die Erzeuger müssen den in Schritt 1 ermittelten Anforderungen gerecht werden. Wichtig hierbei: Sie müssen für die Dauernutzung geeignet sein. Luftgekühlte Aggregate, die nach einigen Betriebsstunden zunächst eine Pause zur Kühlung benötigen, eignen sich für Ihr Event höchstens als Back-up-Lösung für die Überbrückung. Stattdessen benötigen Sie einen oder mehrere wassergekühlte Stromaggregate.
Sie befürchten einen laut rumorenden Generator, der Ihre Besucher stört und die Luft verpestet? Keine Sorge. Hochwertige mobile Stromerzeuger arbeiten unauffällig im Hintergrund – Ihre Besucher werden nichts davon bemerken.
Wählen Sie dazu einen Aufstellort abseits vom Besuchertrubel. Der Boden sollte dem hohen Gewicht von bis zu 25 Tonnen je Generator standhalten, gleichzeitig aber eine Möglichkeit zum Einbringen des Bodenerders bieten.
Schritt 3: Die Stromverteilung planen
Die Stromerzeuger sind da und tun, was sie tun sollen: Sie erzeugen Strom. Jedoch nicht dort, wo Sie ihn benötigen. Was fehlt, ist also ein gut geplantes Verteilernetz. Dafür teilen Sie Ihre Stromverbraucher zunächst in einzelne Stromnetze ein. Welche Geräte werden gemeinsam an ein Netz angeschlossen? Welche Geräte dürfen keinesfalls gemeinsam an ein Netz angeschlossen werden? Anhand dieses Verteilerplans werden Eventstrom-Verteilerkästen geplant und zugeordnet. Erst von dort gelangt der Strom zu den Endgeräten. Einmal zugeordnet hat jedes Gerät seinen festen Steckerplatz. Zusätzliche Verbraucher finden hier keinen Platz mehr. Wichtig: Die Endgeräte sollten unbedingt einzeln abgesichert sein. Andernfalls genügt bereits ein Fehlerstrom in einem Gerät, um im gesamten Stromnetz das Licht auszuschalten.
Schon bei der Planung der Stromverteilung sollten Sie unbedingt Ihr Sicherheitskonzept berücksichtigen. Bedenken Sie die Notbeleuchtung sowie autarke Lautsprecher. Hierfür empfiehlt sich eine Lösung mit Akkus. Sollte der Strom ausfallen, werden sicherheitsrelevante Elemente automatisch für einen bestimmten Zeitraum mit Strom versorgt.
Schritt 4: Die Stromverteilung umsetzen
Nun geht es an die Umsetzung. Dafür benötigen Sie vor allem eines: Kabel. Spezielle Stromkabel werden vom Stromerzeuger zu den Verteilerkästen und von dort zu den Verbrauchern gelegt. Achten Sie dabei unbedingt darauf, spezielle Eventstrom-Verteilerkästen anstatt handelsüblicher Baustrom-Verteilerkästen zu verwenden. Nur diese sichern jedes Gerät einzeln ab.
Das Verlegen der Kabel findet unter Berücksichtigung der Sicherheit Ihrer Besucher statt. Das bedeutet: keine Stolperfallen, keine offenen Anschlüsse, keine ungesicherten Trassen. Für Kabel, die die Wege kreuzen, benötigen Sie also sichere Kabelbrücken. Haben Sie dabei unbedingt die gesamte Logistik im Kopf. Bevor Sie ein Kabel über einen Weg verlegen, sollten alle LKW diesen bereits passiert haben. Denn eine Kabelbrücke schützt das Kabel nur bis maximal 7,5 Tonnen vor äußeren Einflüssen.
Auch die Kabel stattdessen einfach mit ein paar Baggerhieben im Boden zu versenken, bedarf Planung. Um in den Boden eingebettete Kabel vor gefährlichen Beschädigungen zu schütten, müssen sie vollständig von Sand umhüllt sein.
Sobald alle Kabel verlegt, alle Kabelbrücken gesetzt und alle Trassen gesichert sind, kommt der große Moment: Ein zugelassener Veranstaltungstechniker gibt die Installationen frei. Erst im Anschluss wird der erste Schalter umgelegt. Es geht los – Ihre Veranstaltung beginnt!
Schritt 5: Laufende Betreuung während der Veranstaltung
Während Ihres Events arbeiten alle auf Hochtouren: das Event-Personal, die Stromerzeuger und die Endgeräte. Unser Tipp, damit das so bleibt: Sichern Sie sämtliche Verteilerkästen vor unbefugtem Zugriff, zum Beispiel, indem Sie sie abschließen. Denn sobald Kabel umgesteckt oder neue Verbraucher angesteckt werden, ist das Risiko eines Fehlerstroms hoch. Und dann wird es plötzlich still und dunkel.
Sollte dann eine nicht autorisierte Person auf Fehlersuche gehen, wird es richtig gefährlich. Die Spannung im Eventstromverteiler klettert je nach Veranstaltung schnell in den vier- bis fünfstelligen Volt-Bereich. Um dort eine defekte Sicherung zu wechseln, benötigen selbst ausgebildete Event-Techniker locker einer Stunde Zeit und umfangreiches Equipment.
Um Ihnen während der Veranstaltung schnell zu helfen, haben einige Event-Agenturen Ihre Verteilerkästen mit Telefonnummern und Standort-Codes versehen. Sollte es während Ihrer Veranstaltung zu Handlungsbedarfen kommen, ist schnell der richtige Techniker am richtigen Verteilerkasten. Besonders wichtig dafür: Ihr erster Weg sollte niemals der zum Verteilerkasten sein. Kümmern Sie sich zunächst um Ihre Gäste. Haben Sie zum Beispiel eine oder mehrere Hüpfburgen auf Ihrer Veranstaltung, müssen diese bei einem Stromausfall unverzüglich evakuiert werden. Halten Sie sich also auch in unerwarteten Situationen unbedingt an Ihr Sicherheitskonzept!
Schritt 6: Abbau nach der Veranstaltung
Nach vielen Gezapften Getränken, zahllosen Runden auf dem Karussell und tosendem Applaus vor der Bühne ist es dann so weit: Die Veranstaltung ist zu Ende und alles muss zurück auf Anfang. Auch hier gilt es, die richtige Reihenfolge einzuhalten. Planen Sie genau, wann welches Event-Modul abgebaut und abtransportiert wird. Schließlich benötigen Sie bis zur Verladung auf den LKW womöglich auch noch Strom für die Beleuchtung oder die Kühlung der restlichen Lebensmittel. Auch der Transport sollte genau geplant werden. Zwar sind beschädigte Kabel nun keine Gefahr mehr für Ihr Event, teuer wird es dennoch, sollten Ihre Spediteure mit dem 40-Tonner über eine Kabelbrücke fahren. Achten Sie deswegen auch beim Abbau darauf, die Belastungsgrenzen der Kabel und Kabelbrücken einzuhalten.
Der fachgerechte Abbau und Abtransport der Stromerzeuger ist schon wie der Aufbau bei einem Event-Techniker in besten Händen. Nehmen Sie unbedingt Abstand davon, eigenhändige Änderungen an Generatoren und Verteilerkästen vorzunehmen. Die hohe Spannung ist lebensgefährlich!
Fazit: Stromversorgung von Experten für erfolgreiche Events
Sie sehen: Die Stromversorgung eines Events bringt ganz andere Herausforderungen mit als die Ihres Industriebetriebes. Ihre hauseigenen Elektriker und Elektroniker können das Event-Team bestimmt nach einer Einweisung unterstützen. Die Verantwortung können und sollten sie jedoch nicht übernehmen. Geben Sie deswegen schon die Planung der Stromversorgung von Beginn an in die Hände erfahrener Fachleute.
Stromversorgung von MusicDream
Auf Ihrer Wunschliste stehen schon zahlreiche Stromversorger und Sie haben Sorge, den Überblick zu verlieren? Legen Sie den Stift beiseite und greifen Sie zum Telefon. Als Veranstaltungsservice kennen wir alle Tricks und Kniffe, die Ihnen die Planung erleichtern und haben viele Event-Techniker, die sich um Ihre Stromversorgung kümmern.
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